Antes
Defina bem seus objetivos. Não coloque na pauta um número muito grande de assuntos. Só assim você vai facilitar a condução dos trabalhos.
. Faça uma lista de participantes e convide-os com antecedência, informando local, pauta, data e horário.
. Escolha um espaço adequado. Procure uma sala bem ventilada, com boa acústica e cadeiras suficientes para o número de pessoas. Reserve alguns assentos perto da porta para os atrasados.
. Pesquise sobre o assunto que vai ser discutido e pense na melhor forma de apresentá-lo. Se for utilizar aparelhos audiovisuais, verifique, com antecedência, se eles estão funcionando.
Durante
. Chegue ao local antes dos convidados para se certificar de que esteja tudo certo e reveja os pontos que serão discutidos.
. Comece no horário marcado. As pessoas podem ter outros compromissos em seguida.
. Aproveite os primeiros 5 minutos para esclarecer os objetivos, explicar como será organizada a reunião e estabelecer as regras (tempo de exposição, horários dos intervalos, se é permitido ou não fumar...)
. Em seguida, procure formas de “quebrar o gelo” para que todos se sintam mais à vontade.
. Seja claro na exposição do conteúdo a ser discutido, reforçando-o com exemplos. Também é interessante registrar no quadro-negro as idéias apresentadas.
. Incentive a participação do grupo, dando oportunidade e encorajando todos a falar e a fazer sugestões.
. Mantenha o fio condutor, para que a conversa não saia do eixo principal. Procure olhar para todos os participantes e controlar as conversas paralelas.
. Nas reuniões de pais, evite comentar problemas individuais e citar nomes de alunos. É menos embaraçoso – e mais eficiente – chamá-los para uma conversa particular.
. O encontro deve durar apenas o tempo necessário, para que o grupo não perca o interesse. Se for preciso, proponha uma pausa para que todos possam relaxar.
Depois
. Faça um resumo do que foi decidido e envie para os participantes e para os que não puderam comparecer.